Es importante completar todos los datos que se solicitan. El lugar de la cita debe de ser lo más preciso posible, haciendo referencia a algún punto que sea localizable en los mapas 1:100.000 del Servicio Geográfico del Ejército (SGE), por si es necesario su comprobación posterior. Se debe indicar también el término municipal y la provincia (basta con los antiguos códigos de matrícula de vehículos). En citas de cierta antigüedad es necesario conocer al menos el año. La información anterior al año 1980 será objeto de un estudio complementario. Se ruega indicar la cuadrícula UTM de 10x10 km. Los datos relativos al observador son imprescindibles: nombre y apellidos, dirección y teléfono de contacto, localidad y provincia. Si eres socio de la SECEM sólo tienes que poner tu nombre y marcar con una cruz en el recuadro correspondiente.

La ficha presenta una relación de las especies de mamíferos incluidos en este estudio. Un apartado específico permite incluir especies de aparición esporádica y poco habituales en nuestro territorio. La mayoría de los mamíferos, por su comportamiento huidizo y su coloración mimética, son difíciles de reconocer en el campo y a veces es necesario utilizar otras técnicas diferentes a la de la simple observación. La información puede tener un origen diverso y es importante conocer su procedencia, que la ficha permite reflejar: pueden ser citas de animales capturados mediante trampeos, detectados por sus excrementos o a partir del análisis de egagrópilas. También podemos encontrar rastros evidentes de su presencia, tales como madrigueras, huellas o restos de alimentación, observarlos directamente o encontrarlos muertos, por ejemplo en los casos de atropellos. Si la cita tiene algun otro origen puedes indicarlo en un apartado específico.

El dato fundamental es, en cualquier caso, la cuadrícula UTM, así que si te es más cómodo puedes enviar en una misma ficha información procedente de diferentes salidas a la misma cuadrícula, aunque sean de diferentes fechas (basta con indicar en este caso el mes o el año común). Todas las especies son igualmente importante. Conviene incluso insistir en aquellas más generalistas y que se distribuyen prácticamente por todo el área de estudio, como ratas, ratones, conejos y zorros. Aunque parezca paradójico existe mucha más información de especies que son raras o que presentan una distribución geográfica muy concreta.